FONCTIONNALITÉS

work2gether rend vos documents accessibles aux bonnes personnes, au bon moment: vous pouvez en gérer le suivi et l'avancement (qui a fait quoi) et restreindre les droits pour leur modification. Capturez l'expertise de votre entreprise et retrouvez facilement vos documents, quel qu'en soit le format. Chaque utilisateur, s'il en a l'autorisation, peut publier ses documents et les rendre accessible simplement.

work2gether permet l'accès à toutes les versions antérieures de vos documents. Vous pouvez ainsi en suivre les changements et modifications. L'utilisateur peut également saisir une description des changements effectués, évitant aux autres de devoir ouvrir le document. De plus, work2gether vous assure que les intervenants travaillent toujours sur la dernière version disponible.

work2gether vous permet de diffuser de l'information sous forme de tableaux de bord. Ceux-ci peuvent être facilement créés ou modifiés depuis votre navigateur.

work2gether prend en charge tout formulaire au format HTML. Il extraiera automatiquement les données pour les stocker et les indexer. Les intervenants pourront ainsi retrouver les informations disponibles. De plus, work2gether met à disposition des webmasters des fonctions supplémentaires permettant par exemple de router un document.

Un moteur de recherche puissant vous permet de retrouver tout type d'informations, qu'elles proviennent d'un formulaire ou d'un document. work2gether supporte plus de 200 formats de fichiers différents, incluant notamment Microsoft Office, Adobe PDF, etc.

WebDAV est un protocole qui permet d'accéder et de sauver des documents sur un serveur web. La prise en charge des versions est également assurées. Le Finder de Mac OSX, l'explorateur Windows ou MS Office 2003/2007 sont par exemple compatibles WebDAV. Pas besoin donc d'ouvrir votre navigateur web pour accéder à vos fichiers.

work2gether est la solution la plus rapide à déployer de sa catégorie. Elle s'installe en quelques minutes et vos utilisateurs pourront commencer à l'utiliser sans délai.

work2gether enregistre tous les événements de manière à vous fournir des rapports statistiques, générés chaque jour, qui sont envoyés automatiquement par email à l'administrateur. Pour une analyse personnalisée, l'administrateur a également la possibilité d'exporter ces statistiques.

work2gether offre un accès contrôlé pour chaque groupe de travail. À l'intérieur de ces groupes, on peut assigner à chaque utilisateur un des 4 profils disponibles, à savoir lecteur, auteur, gestionnaire ou administrateur. Ils correspondent au rôle que chaque personne joue au sein du groupe. Ainsi, l'administrateur principal de work2gether peut désigner une autre personne administrateur pour un groupe donné. En délégant se droit, il se décharge de cette fonction.

Chaque intervenant dispose d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour accéder à work2gether. Pour vous faciliter la gestion de la sécurité, il supporte également LDAP et NTLM, ce qui vous permet de déléguer l'authentification à votre serveur d'entreprise. De plus, dans le cadre d'un Extranet par exemple, il est possible d'avoir une partie des utilisateurs gérée par votre serveur et l'autre gérée par work2gether. Finalement, work2gether prend en charge le protocole SSL vous permettant de mettre en place une sécurité comparable à l'accès à un site bancaire.

En plus de la page d'accueil par défaut affichée lors de l'accès à work2gether, vous avez en plus la possibilité de définir, pour chaque utilisateur, une page vers laquelle il sera dirigé après le login. Vous pouvez ainsi créer plusieurs pages donnant des informations ciblées en fonction des utilisateurs.

Pour chaque objet de work2gether, vous pouvez demander d'être notifié par email lorsqu'une action donnée a eu lieu. Par exemple, lorsqu'un document est ajouté à un dossier donné, vous en êtes directement informé. Si nécessaire, le responsable peut imposer à un utilisateur de recevoir certaines notifications. Vous êtes ainsi en mesure de suivre et contrôler l'information centralisée, tout en vous assurant que les utilisateurs appropriés seront avisés des dernières mises à jour et des nouveaux documents disponibles. work2gether vous permet ainsi de prendre les meilleures décisions en regard de l'information la plus récente.

L'interface du logiciel work2gether est disponible en 8 langues : français, anglais, allemand, italien, espagnole, portugais, chinois et russe. La langue par défaut, affichée lors du premier accès et modifiable par un menu, est définie dans le gestionnaire de work2gether. De plus, lors du login, l'interface s'affiche automatiquement dans la langue de l'utilisateur.

Vous pouvez facilement envoyer des documents par e-mail directement depuis l'interface work2gether à tout utilisateur ou groupe (en utilisant vos groupes de travail comme des listes d'envois). Vos emails peuvent être sauvés automatiquement dans work2gether en tant qu'objets à partager. Contraiement à un email standard, work2gether ne va pas placer les documents en pièces jointes, générant un gros trafic, mais inclura un lien que l'utilisateur pourra cliquer pour accéder directement.

work2gether est entièrement basé sur les protocoles Internet. Cela implique que vous utilisez votre navigateur pour accéder à des objets (documents, groupes, forums de discussion etc.) ou pour les partager avec quelqu'un d'autre. Les bénéfices à tirer de ce type d'utilisation sont énormes, à commencer par le fait que vous n'avez besoin d'installer aucun composant Java ou ActiveX sur chaque poste de travail.

work2gether peut être installé sur tout poste de travail ou serveur fonctionnant sous Windows 2000, XP, 2003 ou Vista. Le serveur web IIS doit bien sûr être installé.

work2gether dispose d'un objet requête, basé sur ODBC, permettant d'accéder facilement à une source de données externe. Il prend automatiquement en charge la consultation, l'édition et la recherche dans les tables définies dans la requête.